Sportgeneeskunde Midden Nederland BV en Stichting Sportgeneeskunde Midden Nederland, verder te noemen: SMAMNL hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. SMAMNL houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als SMA MNL zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via 033-3030085 of per mail naar info@SMAMiddenNederland.nl

Verwerking van persoonsgegevens van cliënten


Persoonsgegevens van cliënten  worden door SMAMNL verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
  • Commerciële doeleinden, zoals nieuwsbrieven en gerichte acties

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: Overeenkomst

  • De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan SMAMNL de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • BSN
  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Medische gegevens.
  • Ras (alleen in het kader van interpreteren gegevens inspanningstest)
  • Bij minderjarigen of op indicatie worden bij jongeren de gegevens van ouder of verzorger genoteerd

Aanvullend vragen wij bij sportmedische onderzoeken met inspanningstest om etnische afkomst aangezien dit invloed heeft op enkele data.

Uw persoonsgegevens worden door SMAMNL opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Van minimaal 15 jaar. Deze termijn is gelijk aan de wettelijke bewaartermijn voor medische dossiers

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers

Persoonsgegevens van leveranciers worden door SMAMNL verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht; Overeenkomst. Wanneer de verwerking anders is dan voor administratieve of medische doeleinden voor behandelaars binnen het conform de KNMG gestelde behandelaar binnen het behandelteam zal expliciet toestemming worden gevraagd, middels een toestemmingsverklaring.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan SMAMNL de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • BSN
  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adresgegevens
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Geslacht

Uw persoonsgegevens worden door SMAMNL  opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Minimaal 15 jaar, dit in het kader van wettelijke bewaartermijn op medische dossiers

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door SMAMNL niet verwerkt of gebruikt.

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door SMAMNL verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan SMAMNL de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Salarisgegevens;
  • Kopie ID;
  • BSN-nummer;

Uw persoonsgegevens worden door SMAMNL opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het verzorgen van communicatie.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger op de hoogte is dat de minderjarige onder behandeling is van SMAMNL en in het kader hiervan de grondslag overeenkomst aannemelijk is.

Bewaartermijn

SMAMNL  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. In het kader van de wet op bewaartermijn medische dossiers is dit minimaal 15 jaar.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens SMAMNL van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Wanneer rectificatie niet mogelijk is omdat de arts een andere mening toebedeeld is, dan kan altijd een aanvullende verklaring van de cliënt opgenomen in het dossier.

Vernietiging van het dossier is mogelijk op uitdrukkelijk, schriftelijk verzoek van de cliënt mits dit niet in strijd is met wetgeving en er geen zwaarwegende belangen van derden zijn

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Ook zijn wij aangesloten bij de klachtenregeling van de FSMI, zie klachtenregeling

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens

Sportgeneeskunde Midden Nederland en Stichting sportgeneeskunde Midden Nederland

Contactpersoon in kader AVG: B. Booij

Softwareweg 7
3821BN Amersfoort
033-3030085
Info@SMAMiddenNederland.nl